FAQ
Les virements sont réalisés automatiquement au début de chaque mois (entre le 1 et le 5) depuis Mangopay (plateforme de sécurisation des paiements) vers votre compte bancaire. Cet argent ne transite donc pas par Helloresa pour des raisons de sécurité et de règlementation. Vous recevrez donc par exemple votre chiffre d’affaires du mois de Septembre réalisés par CB en ligne sur les premiers jours du mois d’Octobre.
Dans le cas où nous sommes dans la période dans laquelle vous devez recevoir votre virement, nous vous invitons à attendre le lendemain de la période ouvrée avant de nous contacter. En fonction du moment de la semaine (week-end), les virements peuvent être plus ou moins long à être exécutés par le prestataire de paiement.
Nous vous invitons à vérifier que les documents dans la section “mon portefeuille” puis “informations bancaires” sont bien complétés et validés. En effet, si certains documents sont manquants, votre virement a été bloqué dans le cadre de la lutte de Mangopay contre le blanchiment d’argent.
Vous pouvez donc envoyer tous vos documents et vous recevrez un nouveau virement au début du mois suivant après régularisation de votre compte.
Pour transmettre tous les éléments à votre comptable nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes :
- J’exporte toutes les factures et avoirs générés lors des achats de vos participants (chaque achats génère une facture automatiquement)
- Sur le fichier excel téléchargé, je retrouve la liste de toutes mes ventes et avoirs, les dates et moyens de paiements afin de finaliser ma comptabilité.
- Dans la section “Espace facturation”, puis “mes factures”, je retrouve mes factures d’abonnement à Helloresa et mes notes de débits que je peux télécharger. Une note de débit est un document qui permet à Helloresa de vous refacturer les frais bancaires de Mangopay au centime près. Ces factures et notes de débits sont donc à intégrer dans vos charges pour établir votre comptabilité.
Le montant que vous recevez en début de chaque mois correspond aux total de vos ventes par carte bancaire en ligne du mois précédent moins les frais bancaires de Mangopay (1,8% + 0,18cts par paiement).
Prenons un exemple :
Vous avez réalisé 10 ventes de 100€ en Mars par carte bancaire en ligne sur Helloresa.
Entre le 1er et le 5 Avril, vous recevrez sur votre compte bancaire 1000€ – (1,8% +0,18€*10) soit 996,40€.
Si vous souhaitez vérifier le montant de ce virement, voici comment faire :
1- Allez dans la section “espace facturation” puis “facture des participants”.
2- Additionnez le montant de toutes vos ventes du mois précédent réalisées par carte bancaire en ligne.
3- Allez dans la section “espace facturation” puis “mes factures” et cherchez la note de débit correspondant au mois précédent. Le total de votre chiffre d’affaires réalisé en ligne moins le montant de votre note de débit correspond au montant que vous avez reçu sur votre compte bancaire.
Le paramètre à votre compte qui autorise à passer en crédit négatif ne peut s’appliquer que sur les crédits à l’unité et pas sur les formules. Lorsque qu’une formule est achetée, le solde de crédits à l’unité n’est pas impacté et donc le solde négatif reste présent.
Vous avez cependant la possibilité de procéder à une manipulation pour régulariser la situation. Voici la solution basée sur l’exemple d’un solde de crédit à l’unité de -15 crédits et d’une formule « 10 cours » de 150 crédits :
- Retirer les 15 crédits de la formule « 10 cours » :
- Sur la fiche de votre participant, cliquer sur le « – » rouge en haut à droite
- Sélectionner « Retirer des formules » et choisir dans le champ déroulant la formule « 10 cours »
- Dans le champ Nombre de crédits à retirer de la formule, indiquer 15
- Dans Mode de remboursement, choisir « Ne pas rembourser »
- Cliquer sur « valider » puis dans la fenêtre suivante, indiquer par exemple « Mise à jour de votre compte »
- Ajouter les 15 crédits à l’unité :
- Sur la fiche de votre participant, cliquer sur le « + » vert en haut à droite
- Sélectionner « Ajouter des crédits à l’unité »
- Dans le champ « Nombre de crédits à ajouter au compte », indiquer 15
- Dans Mode de paiement, choisir « Offert »
- Cliquer sur valider et finaliser l’ajout
==> Vous avez retiré 15 crédits de la formule sans générer d’avoir
==> Vous avez remis le solde de crédits à l’unité à 0
Quand un cours est complet, tous les participants peuvent s’inscrire sur liste d’attente. Une fois inscrit et si une place se libère, ils seront prévenus par sms avec un lien d’inscription joint afin de s’inscrire au cours. En moyenne, cette fonctionnalité vous fera récupérer 7 places par mois dans vos cours.
Oui vous pouvez envoyer des SMS avec Helloresa.
Les SMS sont envoyés automatiquement dans 2 cas précis :
– Si une place se libère, les participants inscrits en liste d’attente vont recevoir un sms
– Si vous annuler un cours et que vous choisissez de prévenir les participants par SMS
Helloresa limite volontairement l’envoi de SMS aux cas d’urgence afin de conserver un excellent taux d’ouverture et de lecture de ceux-ci (17 secondes en moyenne)
La clé d’accès a été pensée pour limiter l’inscription de participants que vous ne connaissez pas à votre centre. Elle est très utile par exemple dans le cas ou vous souhaitez réaliser un bilan avant de recevoir un nouveau participant dans vos cours.
Cette clé d’accès peut-être activée ou désactivée à la demande et vous pouvez la choisir, la modifier ou décider de son activation dans la section « gérer mon site internet » puis « clé d’accès ».
Lors du lancement de votre plateforme ou lors de l’accueil d’un nouveau participant, vous pouvez lui communiquer votre clé d’accès pour qu’il puisse s’inscrire en toute autonomie à votre espace Helloresa.
Dans le cas ou vous ne voyez pas votre site internet dans les résultats de recherche nous vous recommandons de :
- attendre 4 à 5 mois après la création de votre site. Le robot de Google peut prendre plusieurs mois avant de prendre en compte l’existence de votre site. Plus votre site est populaire (nombre de visites, partage, contenu), plus il sera référencé rapidement.
- vérifier que la recherche que vous effectuez dans Google est la bonne. Par exemple, si le titre de votre site est “Activités Dupont, salle de yoga à Nantes” et que vous effectuez comme recherche “Yoga à Nantes”, il est normal que vous ne trouviez pas votre page dans les premiers résultats de recherche (mot clé concurrentiel). En recherchant, “Activités Dupont yoga” ou “Activités Dupont Nantes”, vous trouverez le lien de votre site internet plus facilement
Afin d’augmenter la rapidité du référencement de votre site, nous vous recommandons de :
- Ajouter le lien de votre site sur tous vos réseaux sociaux
- Partager des publications sur vos réseaux sociaux contenant le lien de votre site internet
- Ajouter le lien de votre site sur votre fiche d’établissement Google My business (ou créez votre page Google My business si vous n’en avez pas encore, c’est très important pour votre référencement local)
- Vérifier que le titre et la description de votre site soient bien complétés (Menu gérer mon site internet > informations pratiques du centre)
- Ajouter un maximum de texte avec des mots clés liés à votre activité dans la section personnalisée (Menu gérer mon site internet > section personna)
En réalisant toutes ces actions, vous allez drastiquement augmenter la notoriété de votre site internet et donc augmenter vos chances d’être référencé par Google.
Les formules de cours limitées dans le temps sont prévues pour disparaître à la fin de la date de validité. En contrepartie d’un prix dégressif ou réduit, une validité de temps peut être ajoutée à une formule. Plusieurs solutions sont donc envisageables :
- Dans le cas où un participant n’a pas complètement utilisé une formule et que cette dernière arrive à expiration, cette formule est perdue pour le participant.
- Vous avez toujours la possibilité de modifier la date de validité d’une formule directement sur la fiche d’un participant (menu liste des participants) à votre bon vouloir. Modifier la date de fin de validité peut-être utile lorsqu’un participant se blesse par exemple.
Nous vous invitons à consulter la section “configuration” puis “réglages” pour choisir les notifications qui seront envoyées lors de l’expiration d’une formule.
Lorsque vous modifiez un type de cours, voici la liste des champs qui se répercutent sur tous les cours déjà ajoutés à votre planning :
- Nom du cours interne
- Nom du cours
- Description
- Niveau du cours
- Nombre maximum de participants
- Image
- Délai de verrouillage du cours
Voici la liste des champs “clés” qui impactent uniquement les futurs cours que vous ajouterez sur votre planning :
- Durée du cours
- Cours en ligne
- Prix en crédit
- Politique d’annulation
Cette limitation permet d’éviter de “tromper” même involontairement des participants déjà inscrits ou qui auraient déjà consulté la liste de vos cours et leurs caractéristiques.
Si vous souhaitez modifier les champs “clés” sur votre planning existant, il est nécessaire de supprimer les cours concernés et de les ajouter à nouveau.
Les documents demandés sont légalement obligatoires pour prouver l’existence de votre activité et vérifier votre identité. Les documents sont collectés pour le compte de notre prestataire de paiement Mangopay qui se doit de vérifier les documents pour être conforme avec la législation LCB-FT (lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme). Helloresa n’est donc pas responsable si vos documents sont erronés ou refusés.
Tout d’abord :
- Assurez-vous que les documents que vous téléversez soient au format PDF, JPEG, JPG, PNG ou GIF.
- Vérifiez que la taille du fichier importé ne dépasse pas 7 Mo.
- Prenez soin d’importer vos fichiers individuellement dans les sections correspondantes
- Assurez-vous que les documents que vous téléversez soient d’excellente qualité. Mangopay ne validera pas un document de mauvaise qualité, un peu flou ou qui présente des reflets ou traces de flash.
Pour votre carte d’identité : scannez recto verso votre carte d’identité et disposez les éléments sur une seule et même page. Veillez à ce que les informations personnelles indiquées sur Helloresa (Mon espace > Mes informations) soient exactement identiques aux informations présentes sur votre carte d’identité. Vérifiez bien les accents et traits d’union dans les noms prénoms ainsi que les adresses.
Exemple : Sur votre avis de situation Sirene ou Kbis il est noté que le nom de votre entreprise est “Madame Karine Dupont” et que dans la section (Mon espace > Mes informations) dans la dénomination sociale le nom indiqué est “Karine Dupont” le document sera refusé. En effet, comme mentionné ci-dessus, veillez à renseigner des informations identiques sur la plateforme Helloresa pour vous assurer de l’acceptation de vos documents.
Pour votre preuve d’enregistrement : vérifier que la date du k-bis fourni ou l’avis de situation SIRENE soit bien inférieure à trois mois.
Pour obtenir votre kbis gratuitement : https://monidenum.fr/
Pour obtenir votre avis de situation Sirene : https://avis-situation-sirene.insee.fr/
Pour demander une évolution ou une nouvelle fonctionnalité sur Helloresa, nous vous invitons à vous rendre sur le lien suivant et y soumettre votre demande : https://www.helloresa.com/ajout-fonctionnalite/
Les nouvelles fonctionnalités les plus demandées seront développées en priorité par notre équipe technique et vous serez prévenu dès qu’elle sera disponible.
Pour vous désabonner, vous pouvez accéder à la sous section “Mon abonnement Helloresa” dans le menu de votre espace, puis cliquer sur le bouton rouge “me désabonner” en haut à droite de l’écran. Une fois désabonné, vous n’aurez plus accès à vos données, historiques et factures. Vous devez donc impérativement tout récupérer avant de vous désabonner.